Dicas de português para comunicação empresarial

A comunicação é parte importante de qualquer negócio. Por isso, para garantir que a sua empresa tenha uma excelente reputação no mercado, também é preciso tomar cuidado com a maneira como os seus administradores e colaboradores se comunicam. Afinal, se você recebe um e-mail repleto de erros de português ou com uma estrutura inadequada, fica com uma péssima impressão de quem enviou a mensagem, não é mesmo? O mesmo acontece com os seus clientes. Fique atento às dicas de português para comunicação empresarial deste post para garantir uma comunicação de qualidade! Confira cinco dicas para garantir uma boa comunicação na sua empresa.

1. Palavras proibidas

Existem empresas que adotam uma comunicação mais informal com os seus clientes e parceiros (isso depende muito da área de negócio e do perfil do público-alvo). Mas, mesmo nesses casos, é preciso evitar palavras e expressões que possam confundir o diálogo ou refletir negativamente na imagem da empresa.
De forma geral, é importante evitar palavrões, expressões que possam ter duplo sentido e palavras que possam deixar o discurso com um ar negativo.

2. Palavras que devem ser usadas

Obrigada, bom dia e estamos à disposição são palavras e expressões que devem orientar a comunicação empresarial. Elas são adequadas tanto para empresas que adotam um diálogo mais formal quanto para as que preferem uma conversa informal. A ideia é sempre passar uma imagem de profissionalismo, respeito e cordialidade – independente do tom escolhido.
As palavras positivas devem ser usadas sempre que possível. Muitas vezes, é possível trocar o “não” por palavras e frases que ajudem a deixar a mensagem menos negativa. Por exemplo, a frase “Não temos o seu produto em estoque” pode ser trocada por “O seu produto está indisponível no momento. Enviaremos um e-mail avisando quando ele estiver em estoque”.
Mas é muito importante primar pela objetividade e nunca enrolar o cliente.

3. O diálogo não precisa ser sempre formal

Uma dúvida comum é em relação ao tom da conversa. Para responder a esta pergunta, é preciso conhecer o público-alvo da empresa. Uma marca jovem, por exemplo, deve optar pela comunicação informal para se relacionar melhor com os seus clientes. O canal utilizado também influencia nesta resposta. Meios como o WhatsApp e as redes sociais permitem uma conversa mais informal. O que pode incluir abreviações e emotions. Mas o profissionalismo deve fazer parte de todos os diálogos. Os erros de português também devem ser evitados sempre.

4. A estrutura ideal dos e-mails

Muitas das conversas empresariais acontecem por meio dos e-mails, uma ferramenta prática e rápida de comunicação. Por isso, é preciso padronizar as mensagens enviadas. Para começar, é importante que todos os colaboradores tenham uma assinatura automática, com nome e cargo. Além disso, todos devem conhecer a estrutura de e-mail adotada pela empresa. De forma geral, o e-mail deve seguir a ordem:
Saudação
Corpo da mensagem (o ideal é que o objetivo do contato esteja claro logo nas primeiras linhas)
Despedida (atenciosamente ou fico à disposição, por exemplo).

5. Revise, sempre!

É preciso ter cuidado com a comunicação empresarial sempre. Mas quando o diálogo acontece por meio de ferramentas escritas, a atenção deve ser redobrada. Uma boa revisão ajuda a garantir que não aconteçam falhas na comunicação. Leia e releia o seu texto para ter certeza de que todas as ideias estão claras e que a mensagem não tem erros de português. Verifique se não é possível resumir o texto, para deixá-lo mais objetivo e certifique-se de que todas as informações contidas no e-mail são relevantes. Prefira usar frases curtas, que podem ser mais facilmente compreendidas.