A Comissão Permanente de Gestão Documental da Prefeitura de Mesquita se reuniu no início da semana, com o objetivo de criar uma política para tratamento dos documentos públicos. A ação é uma iniciativa da Subsecretaria de Administração, que visa padronizar a abertura de processos, a redação do diário oficial e assim, agilizar as demandas do executivo. Também fazem parte da equipe funcionários da Secretaria de Governo, Procuradoria e gabinete.
O subsecretário de Administração, Alexandre Ferraz, afirma que, entre as medidas, está a abertura, construção e arquivamento dos processos administrativos, além da capacitação dos funcionários do protocolo e Ouvidoria. “Hoje, muitos processos são abertos com a nomenclatura errada, o que dificulta na hora de dar um parecer. Além disso, muitas solicitações que poderiam ser resolvidas na própria Ouvidoria, por falta de uma padronização e até de informação para orientar o munícipe, temos muitos casos de processos abertos que poderiam ser solucionados de forma menos burocrática”, afirma Ferraz.
Uma tabela de temporaridade também será criada, para que processos administrativos que perderam valor para a prefeitura, possam ser descartados de forma responsável. “Temos casos de funcionários que pediram exoneração há mais de cinco anos, por exemplo. Esse processo não precisa ficar guardado, ocupando espaço físico. A tabela vai nos orientar nesses casos”, explica o subsecretário de Administração.
A Comissão Permanente de Gestão Documental da Prefeitura de Mesquita também vai implementar a digitalização dos processos. Dessa forma, a busca e o armazenamento da documentação ficarão mais fáceis e rápidos quando houver a necessidade da realização de uma consulta.
